"Numri x i ngjitur dhe i numëruar i fletëve" është ndoshta e vetmja gjë që të vjen në mendje kur bëhet fjalë për nevojën për të lidhur dokumente. Si të qepni dokumente? I sapoardhuri imagjinon menjëherë grumbuj letrash, të lidhura fort me spango banke, të mbuluara me pluhur kaustik, diku në cep të zyrës së një kontabiliteti ose të departamentit të personelit.
Megjithatë, jo gjithçka është aq e thjeshtë dhe sipërfaqësore sa duket në shikim të parë. Çfarë duhet të dini për të shmangur gabimet në këtë çështje të vështirë? Si të qepni dokumente me fije sipas një fotoje? Këto pyetje do të diskutohen në detaje në udhëzimet hap pas hapi.
Pse prodhimet e modës së vjetër?
Ka shumë agjenci qeveritare që mund të kërkojnë dokumente të qepura jo në mënyrë fabrike, por me dorë, duke përdorur fije. Ky është, para së gjithash, inspektorati tatimor, arkivi, ata kërkojnë të qepin dokumente me fije gjatë pranimit të letrave përregjistrimi i sipërmarrësve individualë, regjistrimi i një personi juridik ose dokumentacioni për një tender. Si të kapni siç duhet dokumentet, tregon fotografia numër 2. Zakonisht përdorni fije të trashë dhe një gjilpërë të trashë.
Besohet se letrat me vlerë të lidhura në këtë mënyrë janë më të vështira për t'u humbur, falsifikuar ose zëvendësuar fletët. Disa organizata, pikërisht për shkak të kësaj, përdorin një formë të tillë "gjyshi" të fiksimit të dokumenteve të rëndësishme. Ekziston një argument tjetër - ndonjëherë letrat janë rreptësisht konfidenciale, dhe menaxherët, nga frika e publicitetit ose ndikimit të konkurrentëve, ia besojnë këtë punë vetëm një personi të besuar, përkatësisht, refuzojnë ndihmën e firmave të specializuara.
E rëndësishme
Dokumentet e qepura gabimisht mund të shkaktojnë refuzimin për të regjistruar ose riregjistruar një ndërmarrje, pranimin e letrave në arkiv, çojnë në largimin e organizatës nga konkursi për një tender, ndikojnë në vendimin e autoritetit rregullator në rast i një auditimi të organizatës.
A ka norma uniforme?
Deri më sot, nuk ka rregulla të qarta se si të qepni dokumentet me fije sipas një modeli të vetëm. Ka vetëm rekomandime dhe udhëzime. Në thelb, ndërmarrjet përdorin zhvillimet metodologjike të Rosarkhiv, të miratuara me urdhrin numër 76 në 2009, kërkesat e GOST "Punët e zyrës dhe arkivimi", si dhe udhëzimet nga Banka Qendrore e Rusisë.
Faza përgatitore
Të gjithë dokumentet që do të kapen duhet të shikohen paraprakisht, nëse ka shenja lapsi, fshijini ato. E rëndësishmeshqyrtoni me kujdes çdo faqe, përjashtoni ato nga ngjitja me njëra-tjetrën, siguroni një sekuencë logjike dhe të saktë të dokumenteve në një pirg. Hiqni objekte të mprehta, kunja, kapëse ose kapëse letre, pasi ato mund të dëmtojnë fillin lidhës dhe të rezultojnë në humbjen e dokumentit. Është e nevojshme të numërohen faqet me një laps të thjeshtë të zi, në këndin e djathtë; përdorimi i bojës, përfshirë ngjyrën, nuk lejohet. Nuk mund të numëroni shumë afër tekstit të dokumentit, aq më shumë mbivendoset ai. Vetëm pjesa e përparme e fletës është e numëruar. Vëllimi i përgjithshëm i dokumentit me kapëse nuk duhet të kalojë 250 fletë, dhe lartësia e dokumentit të lidhur dhe të numëruar nuk duhet të kalojë 4 centimetra. Një shembull se si të qepni dokumente me fije është paraqitur në foto.
Faza tjetër e përgatitjes është përzgjedhja e mjeteve. Për të qepur siç duhet dokumentet me fije, do t'ju duhet: një fëndyell, fije speciale, një mbulesë kartoni, si në foto. Në disa raste, përdoret një vrimë. Si dhe me çfarë të qepni dokumentet, secili specialist vendos vetë. Është më i përshtatshëm për të përdorur fije të ashpra ose spango bankare, në disa raste përdoren fije leshi ose dantella. Më shpesh ato mbajnë funksionin e dekorimit. Zakonisht raportet serioze përdorin një stil më të rreptë. Përgatitni vetë dokumentet dhe formularin për inventarin.
Disa hollësi
- Fletët me format të madh, për shembull, A3 ose A2, duhet gjithashtu të numërohen. Për ta bërë këtë, ai zgjerohet plotësisht dhe numërohet sipas rregullave të përgjithshme. Më pas paloset dhe ngjitet me kujdes pasqoshe.
- Nëse është e nevojshme të depozitohet një letër, ajo hapet, së pari numërohet vetë zarfi, pastaj faqet e letrës me radhë.
- Kapaku i dokumentit nuk është i numëruar. Gjithashtu, faqja e titullit nuk numërohet nëse nuk ka kopertinë. Megjithatë, fleta e dytë tashmë është numëruar me numrin "2".
- Nëse numri i fletëve është më shumë se 250, atëherë ato ndahen në vëllime. Kjo praktikë është e zakonshme në gjykata. Çdo vëllim duhet të numërohet veçmas.
- Si të kapni dokumentet nëse nuk është e mundur të tregohet numri i fletës lart djathtas ose e gjithë fleta është e zënë? Kjo ndodh shpesh, për shembull, kur numëron një foto, në të cilin rast lejohet numërimi nga mbrapa.
- Në rast të numërimit të gabuar, mund ta kaloni numrin. Megjithatë, korrigjimi duhet të konfirmohet me një nënshkrim.
- Nëse nuk kapërcehen më shumë se dy fletë, atëherë lejohet të përdoret një emërtim shkronjash për faqet e anashkaluara. Numri dixhital i dokumentit kryesor nuk ndryshon, por numri i fletëve rritet. Në këtë rast, është e nevojshme të paralajmërohet personi që do të marrë dokumentet për këtë.
- Nëse është e nevojshme të numërohet një dokument që tashmë është i numëruar ose ka numërim, atëherë ai do të numërohet përsëri.
- Nëse fletët në dokumentacion nuk mund të ndahen ose janë ngjitur së bashku, ato numërohen si një fletë. Kjo ndodh nëse një dokument, për shembull, ka një çek, një fotografi ose një copë gazetë të ngjitur në të. Por në të njëjtën kohë, është e nevojshme të hartohet një inventar, dhe në kolonën "Shënim" ose në mbishkrimin e vërtetimit, është e domosdoshme të sqarohet se cilat dokumente janë ngjitur, në cilën faqe dhe çfarë përmbanin.
Cilat dokumente qepen më shpesh së bashku me fije? Para së gjithash, dokumentet përbërës dhe themelues. Ata më së shpeshti kanë një vëllim të vogël, ato janë më të lehta për t'u shpuar me fëndyell, dhe qepja është e lehtë. Ka disa teknologji për qepje, mund të bëni dy shpime, tre ose pesë. Tre vrima është opsioni më i zakonshëm. Pesë vrima do të jenë të dobishme kur disa dokumente janë më të vogla se të tjerët, lidhja e pesë vrimave do t'ju ndihmojë t'i rregulloni më mirë ato. Kapja me pesë vrima përdoret nëse dokumentet janë me vlerë të lartë, kjo do të zvogëlojë rrezikun e zëvendësimit të tyre.
Si të qepni siç duhet dokumentet me fije: udhëzime hap pas hapi
- Rivoni fletët, rreshtoni skajet.
- Kontrollo renditjen e fletës.
- Shënoni me laps vendet e shpimeve të ardhshme në mënyrë simetrike në qendër në anën e majtë të fletës. Kjo mund të bëhet si në një fletë ashtu edhe në të gjitha.
- Është e nevojshme të devijoni nga teksti të paktën 1.5 centimetra.
- Shenjat duhet të jenë rreptësisht vertikale, lejohet një distancë deri në tre centimetra nga njëra-tjetra.
Nëse dokumenti është mjaft i madh, është më i përshtatshëm ta shponi me fëndyell. Zakonisht filloni nga vrima e sipërme.
Nëse nuk është e mundur të përdoret mbulesa e fabrikës, si në foto, atëherë fleta e parë dhe e fundit mund të ngjiten me një rrip të hollë kartoni për të parandaluar dëmtimin e faqeve. Është e rëndësishme të zgjidhni gjatësinë e duhur të fillit, zakonisht midis 50 dhe 80 cm.
Qepje klasike me fije - tre vrima
Le të analizojmë opsionin se si të qepni dokumentehap pas hapi në tre vrima. Ky është opsioni klasik dhe më i zakonshëm për depozitimin e letrave në arkiv ose për verifikim. Si të qepni siç duhet dokumentet me fije në këtë rast shihet më mirë në foto.
Sillni gjilpërën dhe futeni poshtë pirgut të dokumenteve, nxirreni jashtë nga vrima në numrin dy. Nuk duhet të harrojmë një "bisht" të vogël 7-8 cm të gjatë, ai do të jetë akoma i dobishëm. Në anën e përparme, e drejtojmë gjilpërën në vrimën e sipërme, pastaj e kthejmë gjilpërën në vrimën më të ulët nr. 3. Më pas, gjilpëra "zhytet" në vrimën qendrore, si rezultat, të dy fijet mbeten poshtë. Tani ato mund të lidhen me nyjë.
Më tej, dokumenti duhet të jetë i vërtetuar, një fletë letre është ngjitur, një vulë dhe nënshkrimi i personit përgjegjës vendoset sipër. Si të qepni siç duhet dokumentet dhe të siguroni nyjen me fije, mund ta shihni në foto.
Përveç kësaj, një inventar është ngjitur në anën e pasme të fletës së fundit. Mbishkrimi mund të bëhet me dorë ose të përdorni shabllone të gatshme, si në foto.
Si të kapni dokumentet në katër vrima?
Teknologjia e shpimit me katër vrima është pothuajse identike. I vetmi ndryshim është se dokumenti është i qepur nga lart poshtë. Duket si një bastun për qepje. Vetëm në këtë rast përsëritet në mënyrë të kundërt, fillimisht nga lart poshtë, pastaj nga poshtë lart. Kështu, kravatat janë homogjene pa boshllëqe, sikur të jenë të qepura në një makinë qepëse gjigante.
Raste të veçanta
Ndonjëherë lejohet të lidhni dokumente jo vertikalisht, por në qoshe. ATkëto janë kryesisht dokumente raportimi financiar, që përfshijnë fiksimin e shiritave të parave të gatshme, çeqe në anën e djathtë. Dokumentet e tilla janë të qepura në qoshe. Hapat janë të njëjtë si për montimin standard të dokumenteve, vetëm vrimat janë shpuar në qoshe. Zakonisht ka dy. Fleta është ngjitur saktësisht në qoshe. Më tej, procedura është e ngjashme - certifikohet, vihet një vulë.
Përfundim
Në procesin e përgatitjes dhe kapjes së një dokumenti, është e rëndësishme të mendoni paraprakisht se si të kapni dokumentet në mënyrë që të shmangni të gjitha llojet e forcave madhore. Për shembull, ndonjëherë ju duhet të bëni një kopje të dokumenteve tashmë të lidhura dhe të arkivuara. Për momente të tilla ia vlen të shqetësoheni paraprakisht. Zakonisht, specialistët e burimeve njerëzore ose të kontabilitetit mund të hamendësojnë paraprakisht se cili dokument duhet të ekzekutohet fillimisht përmes një fotokopjuesi. Kjo thjeshton shumë punën dhe kursen kohë.
